Impuesto a la Renta y viáticos en Perú: ¿Cuándo son deducibles según SUNAT?

El tratamiento de los viáticos en el Impuesto a la Renta es un tema relevante para empresas y trabajadores en Perú, especialmente por las disposiciones establecidas por la SUNAT. La correcta interpretación de los casos en que estos gastos son aceptados o rechazados como deducciones puede impactar significativamente en la carga tributaria y el cumplimiento normativo.

¿Qué son los viáticos según la legislación tributaria peruana?

Los viáticos corresponden a los gastos que un trabajador o representante de una empresa realiza para cubrir alimentación, transporte y alojamiento cuando se desplaza fuera de su lugar habitual de trabajo para cumplir funciones relacionadas con su actividad laboral. En términos tributarios, estos gastos pueden ser considerados como deducibles siempre que se ajusten a las normas y límites establecidos por la SUNAT.

La SUNAT regula que estos gastos puedan ser considerados como gastos deducibles para efectos del Impuesto a la Renta siempre que cumplan ciertos requisitos, buscando evitar abusos o deducciones indebidas que puedan afectar la base imponible de las empresas.

Criterios para la aceptación de viáticos como gasto deducible

Para que los viáticos sean aceptados como gasto deducible, deben cumplir con las siguientes condiciones:

• Comprobantes de pago válidos: Facturas, boletas o recibos que estén a nombre de la empresa o del trabajador, según corresponda. Estos documentos deben cumplir con los requisitos formales exigidos por SUNAT para ser considerados válidos.
• Destino justificado: El viaje debe estar relacionado directamente con actividades empresariales o laborales. Esto implica que el desplazamiento debe tener un propósito claro y comprobable dentro de la gestión o desarrollo de la empresa.
• Límites establecidos: Los montos deben ajustarse a los topes máximos permitidos por SUNAT para viáticos. Estos límites buscan evitar gastos excesivos y asegurar que los desembolsos sean razonables y proporcionales.
• No ser reembolsados: En caso el trabajador reciba un adelanto por viáticos, debe rendir cuentas y justificar los gastos mediante comprobantes válidos. La falta de rendición puede generar la no deducibilidad del gasto.

Es fundamental conservar toda la documentación soporte para sustentar las partidas como gastos deducibles ante una fiscalización tributaria. La ausencia o deficiencia en esta documentación puede derivar en la desestimación de los gastos y la aplicación de multas o sanciones.

Casos aceptados por SUNAT

1. Viajes de trabajo dentro del país: Gastos realizados en desplazamientos para reuniones, capacitaciones o supervisiones en provincias distintas al lugar habitual de trabajo. Es importante que la actividad realizada esté documentada y sea comprobable.
2. Alojamientos en hoteles o similares: Siempre que se justifique el propósito laboral y se cuente con recibos válidos que cumplan con los requisitos tributarios.
3. Dietas y alimentación: En viajes prolongados donde el trabajador no tiene acceso a alimentación proporcionada por la empresa, los gastos pueden ser considerados siempre que se respeten los límites diarios establecidos.

Límites máximos permitidos para viáticos nacionales (en PEN)

Ejemplo práctico 1: Registro contable de viáticos para alojamiento y alimentación

Supongamos que un trabajador realiza un viaje laboral de dos días a una ciudad distinta y presenta los siguientes comprobantes:

• Factura de hotel por S/ 240.00 por noche.
• Boletas de alimentación por S/ 80.00 diarios.

El asiento contable para registrar estos viáticos sería:

(Cálculo: 2 noches x S/ 240.00 = S/ 480.00 + 2 días x S/ 80.00 = S/ 160.00; total S/ 640.00)

Ejemplo práctico 2: Viáticos que superan el límite permitido

Un trabajador presenta gastos de alimentación por S/ 100.00 diarios durante un viaje de tres días, excediendo el límite diario de S/ 85.00. En este caso, solo se podrá deducir hasta el límite permitido:

• 3 días x S/ 85.00 = S/ 255.00 deducibles.
• El excedente de S/ 45.00 (3 x S/ 15.00) no será considerado gasto deducible.

Casos especiales y restricciones

No todos los gastos relacionados con viáticos son aceptados. Algunos ejemplos de gastos rechazados incluyen:

• Bebidas alcohólicas no autorizadas expresamente. Estos gastos son considerados personales y no tienen relación directa con la actividad laboral.
• Aumentos injustificados en montos sin respaldo documental, que pueden evidenciar un intento de evadir impuestos o inflar gastos.
• Pérdida o robo sin reporte oficial, lo cual dificulta la comprobación y justificación del gasto realizado.

Además, la SUNAT recomienda que los pagos se realicen preferentemente con medios electrónicos para facilitar el control tributario y la trazabilidad de las operaciones.

Caso práctico: ¿Cómo registrar correctamente un gasto por viáticos?

1. Solicitar comprobantes válidos al trabajador que realiza el viaje, asegurándose de que cumplan con los requisitos formales.
2. Verificar que los montos estén dentro de los límites establecidos por SUNAT para evitar problemas en la deducción.
3. Registrar el gasto en la contabilidad bajo la cuenta correspondiente, como «Gastos de viaje y representación».
4. Conservar toda la documentación soporte durante al menos cinco años, plazo establecido por SUNAT para revisiones fiscales.

Tabla comparativa: Viáticos aceptados vs rechazados por SUNAT

Aspectos legales y normativos aplicables

El marco normativo que regula el tratamiento de los viáticos en Perú está principalmente contenido en la Ley del Impuesto a la Renta y en las resoluciones emitidas por la SUNAT. En particular, la Resolución de Superintendencia N° 183-2016/SUNAT establece los límites y condiciones para la deducción de viáticos en el Impuesto a la Renta.

Asimismo, el artículo 37° de la Ley del Impuesto a la Renta señala que los gastos deben ser necesarios para la generación de renta y estar debidamente sustentados para ser considerados deducibles. Esto implica que los viáticos deben estar directamente vinculados a la actividad empresarial y contar con documentación válida.

El incumplimiento de estas disposiciones puede generar ajustes en la base imponible, multas y recargos, por lo que es fundamental que las empresas y trabajadores conozcan y apliquen correctamente estas normas.

Recomendaciones para la gestión eficiente de viáticos

• Planificación anticipada: Establecer políticas internas claras sobre el uso de viáticos y límites máximos para evitar gastos innecesarios y facilitar el control contable.
• Uso de medios electrónicos: Promover el pago de viáticos mediante tarjetas corporativas o transferencias electrónicas para mejorar la trazabilidad y reducir riesgos de errores o fraudes.
• Capacitación constante: Brindar formación a los trabajadores y responsables administrativos sobre los requisitos tributarios y contables relacionados con los viáticos.
• Control documental riguroso: Mantener un archivo ordenado y completo de todos los comprobantes y rendiciones de cuentas para facilitar auditorías internas y externas.

Implicancias laborales y tributarias de los viáticos

Desde el punto de vista laboral, los viáticos no constituyen remuneración para el trabajador siempre que se utilicen para cubrir gastos estrictamente relacionados con la actividad laboral y se justifiquen adecuadamente. Por lo tanto, no están sujetos a descuentos de aportes sociales ni a retenciones de impuestos.

Sin embargo, si los viáticos se pagan en exceso o sin sustento, podrían ser considerados remuneración en especie y, por ende, afectar la base para el cálculo de beneficios sociales y tributos. Por ello, es vital que las empresas mantengan un control estricto sobre estos desembolsos.

Impacto de la fiscalización tributaria sobre los viáticos

La SUNAT realiza fiscalizaciones periódicas para verificar la correcta deducción de gastos, incluyendo los viáticos. En estas revisiones, se evalúa la validez de los comprobantes, el cumplimiento de los límites establecidos y la justificación del viaje.

En caso de detectar irregularidades, la SUNAT puede rechazar la deducción, aplicar multas, intereses y recargos, e incluso iniciar procedimientos sancionadores. Por ello, la gestión adecuada de los viáticos es una medida preventiva que contribuye a la seguridad fiscal de la empresa.

Conclusión

El correcto tratamiento de los viáticos en el Impuesto a la Renta es esencial para asegurar que las empresas y trabajadores cumplan con sus obligaciones tributarias y eviten contingencias fiscales. Para ello, es indispensable conocer y aplicar las normas emitidas por la SUNAT, incluyendo la presentación de comprobantes válidos, la justificación del destino y la observancia de los límites máximos permitidos.

Además, una adecuada gestión interna que incluya políticas claras, control documental riguroso y capacitación constante contribuye a optimizar el manejo de estos gastos y a prevenir errores que puedan derivar en sanciones. El registro contable correcto y la conservación de la documentación durante el plazo legal son prácticas fundamentales para sustentar la deducción de estos gastos.

Finalmente, es importante recordar que los viáticos no deben constituir una remuneración para el trabajador, siempre que se utilicen conforme a las disposiciones legales. Esto protege tanto a la empresa como al trabajador frente a posibles contingencias laborales y tributarias.

En resumen, para manejar eficientemente los viáticos se recomienda:

• Implementar políticas claras y comunicarlas adecuadamente a los colaboradores.
• Verificar y conservar todos los comprobantes de pago.
• Respetar los límites máximos establecidos por SUNAT.
• Registrar correctamente los gastos en la contabilidad.
• Capacitar al personal sobre la importancia y manejo de los viáticos.

Con estas medidas, las empresas pueden asegurar una gestión transparente, eficiente y conforme a la normativa vigente, evitando riesgos fiscales y promoviendo un ambiente laboral adecuado.